Jarenlang heb ik facturen opgesteld en doe dat gelukkig nog steeds. Het is een noodzakelijk kwaad om de vergoeding te kunnen ontvangen voor geboden diensten of producten en de Belastingdienst tevreden te stellen.
Over de noodzaak van facturen is dus geen twijfel, maar de vraag is hoe je een dergelijke factuur opstelt. De ene ondernemer is de andere niet en iedereen heeft zijn eigen redenen om voor een bepaalde methode te kiezen. Ik zal uiteenzetten waar ik zelf mee ben begonnen en waarom ik op Kwartael ben uitgekomen.
In de begindagen van mijn ondernemerschap maakte ik voornamelijk gebruik van Excel (of een ander spreadsheetprogramma). Dit is verreweg de populairste manier voor startende ondernemers om facturen te maken, maar ook ondernemers die al jaren facturen sturen maken hier graag gebruik van. Naarmate het aantal klanten en het aantal facturen toenam, merkte ik dat deze methode ontoereikend begon te worden. Ik begon het overzicht te verliezen en Het opstellen van een factuur duurde me iedere keer net iets te lang en ik begon het overzicht te verliezen.
Het besluit dat ik van methode moest veranderen was genomen, maar welke dan? Een ding wist ik zeker, het moest een online facturatie systeem zijn. Maar waar moest zo'n systeem dan minimaal aan voldoen? Ik had voor mezelf de volgende voorwaarden gesteld:
- Beveiligde omgeving met versleutelde wachtwoorden
Uit ervaring weet ik dat er te veel systemen op de markt zijn die wachtwoorden 'plain-text' opslaan. Een dergelijk systeem is in ieder geval te herkennen door gebruik te maken van de optie 'Wachtwoord vergeten'. Als u uw oorspronkelijke wachtwoord in uw mailbox krijgt in plaats van een link of een tijdelijk wachtwoord, dan weet u 100% zeker dat uw wachtwoord in dat systeem niet gecodeerd is opgeslagen. De risico's van het niet-gecodeerd opslaan van wachtwoorden spreken voor zich. - Regelmatig backups
Geen enkel systeem is feilloos, maar een regelmatig uitgevoerde backup van mijn gegevens zorgt er in ieder geval voor dat ik maximaal tot de laatste x dagen gegevens kwijt ben. Zelf vind ik een risico van 24 uur acceptabel, omdat ik niet vaker dan eens per week een factuur verstuur. - Cliëntenbeheer
Zonder cliënten geen facturen, dus wil ik een omgeving waar ik mijn cliënten kan beheren. Ik wil nieuwe cliënten eenvoudig kunnen toevoegen en waar nodig bestaande cliënten aanpassen. Gezien de hoeveelheid cliënten die ik in beheer heb, is een goede zoekfunctie ook erg gewenst. - Productenbeheer
Elke factuur bevat producten of diensten, anders valt er niets te factureren aan een cliënt. De hoeveelheid diensten die ik nu aanbied zijn op dit moment goed te overzien, maar voor in de toekomst lijkt me een goede zoekfunctie voor producten zeer wenselijk. Uiteraard mag de mogelijkheid niet ontbreken om nieuwe producten of diensten aan te maken of bestaande aan te passen. - Facturenbeheer
Facturen vormen de kern van een facturatiesysteem. Als de cliënten en producten eenmaal zijn ingeregeld, zou een factuur eenvoudig opgesteld moeten kunnen worden. - Kostenbewust
Het liefst maak ik gebruik van een online facturatiesysteem dat kostenloos is en als ik andere nuttige (lees tijdsbesparende) functionaliteiten wil gebruiken of bijzondere wensen heb, dan wil ik daar best voor betalen.
Op basis van deze wensen ben ik op pad gegaan, maar steevast liep ik tegen dezelfde problemen aan.
Bijna allemaal aanbieders van online facturatiesystemen hebben een gratis versie en een of meerdere pro-versies, maar de gratis versie voldoet bijna nooit. De ene koppelt er reclame aan vast, de ander biedt een basisfunctionaliteit als productenbeheer pas vanaf een (dure) pro-versie. De gratis versie is ook nog eens beperkt tot maximaal 3, 5 of 10 facturen per maand, zonder uitzondering. Het lijkt wel of alle bestaande facturatiesystemen naar elkaar hebben gekeken en elkaar hebben gekopieerd.
Een factuur is in een online facturatiesysteem niet veel meer dan een record in de database van dat systeem, vergelijkbaar met een regel met inhoud in een spreadsheetprogramma. Wordt het voor een spreadsheetprogramma zwaarder als er meer dan 3, 5 of 10 regels staan? Nee. Het maakt voor een dergelijk programma niet uit of je 1, 10, 100 of 1000 regels gebruikt. Hetzelfde geldt ook voor een database. Sterker nog, een database kan daar veel beter mee overweg, omdat de data daar gestructureerd is.
Het aanbieden van pakketten op basis van aantal facturen is voor mij dan ook een te makkelijke, en in mijn ogen ook ietwat onethische, manier van veel aanbieders van online facturatiesystemen om geld te verdienen, omdat daarmee in feite geen functionaliteit wordt geboden dat daadwerkelijk meerwaarde heeft t.o.v. een gratis variant.
Als zo vaak geldt, weet je het beter, doe het dan zelf. Die uitdaging heb ik met beide handen aangegrepen en zodoende is Kwartael ontstaan!